Copias de seguridad en la empresa: por qué la tuya probablemente no funciona
Casi todas las empresas tienen copia de seguridad. Muchas menos han intentado recuperar algo de ella alguna vez, y ahí es donde aparecen las sorpresas. Una copia sirve si cumple tres condiciones: está fuera de la oficina y aislada de tu red, se hace sola y alguien comprueba que ha salido bien, y se ha probado a restaurar. Si falla una de las tres, lo que tienes no es una copia de seguridad. Es la sensación de tenerla.
Lo decimos con cariño, porque es de lo que más encontramos al revisar la informática de una empresa: todo el mundo está convencido de que tiene copias, y casi nadie sabe cuándo fue la última que salió bien.
Tener copia no es lo mismo que poder recuperar
La copia de seguridad es de las pocas cosas de la informática que solo se usa el peor día. No se nota si funciona bien ni si funciona mal, hasta que un servidor no arranca, alguien borra una carpeta entera o un secuestro de datos cifra todo lo que encuentra.
Y ese día la pregunta no es si tienes copia. Son otras dos: cuánto trabajo vas a perder y cuánto tiempo vas a estar parado. Esas dos respuestas son las que hay que conocer antes, no descubrirlas en mitad del problema.
Los fallos que más nos encontramos
Ninguno de estos es exótico. Son los que vemos una y otra vez en empresas que estaban convencidas de estar cubiertas:
El disco externo siempre enchufado
Un disco USB conectado al servidor, copiando cada noche. Parece suficiente, y contra un disco estropeado lo es. Contra un secuestro de datos no sirve de nada: el programa que cifra los ficheros cifra también todo lo que ve conectado, y ese disco lo ve. Una copia que está al alcance del atacante cae con lo demás.
La copia dentro de la misma oficina
La copia en un NAS en el mismo armario que el servidor protege de un fallo de disco. No protege de un incendio, una inundación, un robo o una subida de tensión que se lleve los dos aparatos por delante. Si el original y la copia pueden desaparecer en el mismo sitio y en la misma tarde, no hay copia.
La copia que falla en silencio
Este es el más habitual. La copia se configuró hace años, empezó a fallar hace meses y el aviso llega a un correo que nadie mira, o a la dirección de alguien que ya no trabaja en la empresa. Todo el mundo sigue tranquilo, y la última copia buena es de primavera.
Se copian las carpetas, pero no el programa de gestión
Las carpetas compartidas se copian bien. La base de datos del programa de contabilidad o del ERP, que está abierta y cambiando todo el día, a veces se copia a medias, y la copia existe pero no arranca. Nadie lo sabe hasta que intenta restaurarla.
Muy pocas versiones hacia atrás
Si solo guardas la copia de ayer y el secuestro de datos lleva una semana cifrando poco a poco, la copia de ayer ya está cifrada. Las versiones antiguas son las que te salvan cuando el problema se descubre tarde, que es lo normal.
Nunca se ha restaurado nada
Y el que contiene a todos los demás. Si nunca has probado a recuperar un fichero, ni sabes si se puede ni sabes cuánto se tarda. Restaurar un servidor entero no es cuestión de minutos, y conviene saber de cuántas horas hablamos antes de tener a veinte personas esperando.
Una copia que nunca has restaurado no es una copia. Es una esperanza.
La regla del 3-2-1, en cristiano
Es la norma de toda la vida en copias de seguridad, y sigue siendo la buena:
- 3 copias de los datos: el original y dos copias más.
- 2 soportes distintos, para que un mismo fallo no se lleve las dos.
- 1 copia fuera de la oficina, lejos del incendio, del robo y de la inundación.
Hoy le añadimos dos condiciones que antes no hacían tanta falta. Que una de las copias esté aislada, sin que nadie desde tu red pueda borrarla ni cifrarla, que es lo que busca siempre un secuestro de datos. Y que haya cero errores comprobados: que alguien mire que las copias han salido bien, en vez de suponerlo.
Las dos preguntas que tienes que poder contestar
Antes de hablar de programas o de precios, conviene tener claras dos cifras, porque son las que deciden cómo tiene que ser tu copia:
- Cuánto trabajo puedes permitirte perder. Si la copia es de cada noche, en el peor caso pierdes un día. Para una gestoría en plena campaña de la renta, un día puede ser mucho. Para otras empresas, perfectamente asumible.
- Cuánto tiempo puedes estar parado. No es lo mismo recuperar un fichero, que se hace en minutos, que levantar un servidor entero, que lleva horas. Si tu empresa no aguanta más de medio día sin su programa de gestión, eso cambia cómo se monta todo.
Qué cuesta, con nuestros precios
Publicamos las tarifas, así que aquí van. Nuestro servicio de copias de seguridad cuesta desde 0,16 € por GB al mes, con el alta gratis, sin cuota mínima y sin permanencia: se deja avisando con un mes.
| Qué incluye | Detalle |
|---|---|
| Frecuencia | Copia diaria automática |
| Vigilancia | Revisamos las copias cada semana y recibes un informe de estado |
| Dónde se guardan | Fuera de tu oficina y aisladas de tu red |
| Protección | Cifradas de extremo a extremo |
| Versiones | Las que necesites: días, semanas, meses o años |
| Recuperar un fichero | Minutos |
| Recuperar un servidor entero | Menos de 24 horas |
| Qué se copia | Equipos y portátiles, servidores, y el correo y los documentos de Microsoft 365 o Google Workspace |
| Precio | desde 0,16 €/GB/mes · alta gratis |
Como referencia, un terabyte de datos a precio de tarifa sale por unos 160 € al mes. Con volúmenes pequeños el GB sale algo más caro, así que conviene calcularlo con tus datos reales, que es lo que hacemos en la auditoría.
Lo que vemos en las copias que gestionamos
Revisamos cada semana las copias de todos nuestros clientes, y lo que más enseña esa revisión no son los fallos, que los hay. Es lo rápido que se detectan cuando alguien está mirando, frente a los meses que pasan cuando nadie mira. Dos casos reales lo enseñan mejor que cualquier explicación.
La copia que llevaba meses sin hacerse. Un cliente nos llamó después de que su proveedor anterior le dijera que no había copias. El servicio tenía una cuota de espacio contratada, el espacio se llenó y las copias dejaron de hacerse. Nadie las revisaba, así que nadie se enteró. Cuando el servidor falló, no hubo forma de recuperarlo, y la empresa perdió muchísimo trabajo.
No falló la tecnología. Falló que nadie estaba mirando. Por eso nosotros no ponemos cuota: pagas por lo que ocupas, y si los datos crecen, la copia sigue haciéndose.
El secuestro de datos que se quedó en un mal día. Otro cliente sufrió un secuestro de datos que cifró su servidor. Lo restauramos en menos de 24 horas al estado del día anterior, y antes de devolverlo al trabajo hicimos una limpieza a fondo para asegurarnos de que el atacante no seguía dentro.
La diferencia entre los dos casos no es el tamaño de la empresa ni el presupuesto. Es que en uno había alguien revisando las copias y en el otro no.
Cómo comprobar la tuya en quince minutos
No hace falta ser técnico para esto. Coge a la persona que lleva la informática, o a tu proveedor, y hazle estas seis preguntas:
- ¿Dónde está la copia? Si la respuesta es «en un disco en el servidor» o «en el NAS de la oficina», ya tienes el primer punto débil.
- ¿Cuándo fue la última copia correcta? Que te lo enseñe en la pantalla o en el informe. No vale «cada noche».
- ¿Quién recibe el aviso cuando falla? Y comprueba que esa persona sigue en la empresa y lee ese correo.
- Recupera un fichero de hace dos semanas. Delante de ti. Mira cuánto tarda.
- ¿Cuántas versiones hay hacia atrás? Si solo hay la de ayer, pregunta qué pasa si el problema se descubre dentro de diez días.
- ¿Se copia bien el programa de gestión? No las carpetas: la base de datos. Y cuándo se probó a restaurarla por última vez.
Si alguna respuesta es un silencio, un «creo que sí» o un «eso lo miramos», ya sabes por dónde empezar.
Entonces, ¿qué hago?
Si has pasado las seis preguntas con respuestas claras, estás mejor que la mayoría y no hace falta que cambies nada.
Si no, lo sensato es mirarlo antes de que haga falta. Es parte de la auditoría gratuita: revisamos 243 puntos, entre ellos dónde están tus copias, si están saliendo bien y cuánto tardarías en recuperar tus sistemas. El informe es tuyo, contrates o no.
Preguntas frecuentes
¿Un disco duro externo sirve como copia de seguridad?
Sirve contra un disco que se estropea, y poco más. Si está siempre conectado, un secuestro de datos lo cifra junto con lo demás, y si está en la oficina, un incendio o un robo se lo lleva con el original. Puede ser una de las copias, pero nunca la única, y siempre desconectado cuando no se usa.
¿Cada cuánto hay que hacer copia de seguridad?
Depende de cuánto trabajo puedas permitirte perder. Para la mayoría de las empresas, una copia diaria es lo razonable: en el peor caso se pierde un día. Si en tu empresa un día de trabajo perdido es inasumible, se hacen varias al día. Lo que nunca debería faltar es alguien comprobando que salen bien.
Si lo tengo todo en Microsoft 365 o en la nube, ¿necesito copia?
Sí. Que tus datos estén en la nube quiere decir que están disponibles, no que estén copiados como crees. Si alguien borra una carpeta, un secuestro de datos cifra tus ficheros sincronizados o una cuenta se ve comprometida, esos cambios también se sincronizan. Por eso el correo y los documentos en la nube se copian aparte. Y si además quieres que alguien vigile las cuentas, el espacio de los buzones y la seguridad del correo, eso es la monitorización de Microsoft 365.
¿Cuánto cuesta una copia de seguridad para una empresa?
Nuestro servicio cuesta desde 0,16 € por GB al mes, con el alta gratis y sin permanencia. Incluye copia diaria, revisión semanal, cifrado, copias fuera de la oficina y aisladas de tu red, y recuperación de un servidor en menos de 24 horas. Un terabyte a precio de tarifa sale por unos 160 € al mes.
