Hoy en día estamos acostumbrados a utilizar servicios de almacenamiento en la nube y servicios de sincronización de información en la nube.
Probablemente, en tu teléfono móvil tengas dos o tres aplicaciones de estos servicios:
- Dropbox
- Google Drive
- iCloud Drive
- One Drive
- Amazon Cloud Drive
Veamos cómo aplicar su uso en una PYME.
Uso de Servicios de Almacenamiento en la Nube en una PYME
La información que gestionamos a nivel empresa, crece muy rápidamente con el tiempo, y el hecho de tener que guardar:
- Presupuestos presentados
- Facturas Emitidas y Recibidas
- Contratos con Proveedores y Clientes
Hace que esta tarea, se vaya complicando con el tiempo y el gran crecimiento a nivel de datos. Para el almacenamiento de esta cantidad de información, podemos optar por varias soluciones.
Servidores de Almacenamiento Local
Esta técnica, nos permite tener un control total de nuestra información, y de la ubicación en la que se encuentra.
Al ser dueños de la infraestructura nos da un control total de la misma. Pero a la vez también implica que debemos ser responsables de una gestión técnica, que, en muchos casos, suele escaparse de las necesidades diarias de la empresa, al no tener tiempo para hacernos cargo de ello. Y requiere de una especialización para la que no estamos preparados.
¿Merece la pena dedicar el esfuerzo de inversión económica y conocimientos técnicos, para mantener una infraestructura de almacenamiento propia si nuestra empresa se dedica a la venta de seguros, productos de ferretería o al diseño de edificios? Pues, probablemente, no en todos los casos.
Servicios de Almacenamiento en la Nube
Utilizar servicios de almacenamiento en la nube, implica el envío de nuestra información a los servidores de nuestro proveedor a un precio fijo al mes.
En este modelo, nos abstraemos de cualquier dificultad o gestión técnica, delegando este trabajo en nuestro proveedor.
Nosotros, simplemente, queremos tener los archivos almacenados a nuestra disposición cuando los necesitemos una vez pagada la cuota mensual, simplemente queremos poder trabajar tranquilamente.
Existen estructuras híbridas que mezclan ambas soluciones, que tienen las ventajas de ambos modelos, aunque estas no sean las que mejor se adaptan a pequeñas empresas.
¿Qué ventajas tiene el Almacenamiento en la Nube?
A continuación, vamos a ver cuáles son las principales ventajas de disponer de un almacenamiento en la nube:
- Una de las grandes ventajas del almacenamiento en la nube, es la posibilidad de disponibilidad de la información desde distintos dispositivos
- Permiten una gran escalabilidad de la cantidad de información que deseemos almacenar
- A la hora de ampliar la capacidad, no tendremos tiempos de parada, y no deberemos invertir en nuevo hardware para nuestro servidor
- Estas ampliaciones, son inmediatas
- Nos olvidamos de los problemas técnicos que puedan surgir en el mantenimiento de una estructura con servidores propios
- Estos sistemas, te facilitan la vida a la hora de realizar copias de seguridad de forma automática
- Accesibilidad a la documentación desde cualquier lugar
- Algunos sistemas, permiten la modificación de los archivos simultáneamente por varios usuarios
- La gestión de versiones, suele estar integrada.
¿Qué desventajas tiene el Almacenamiento en la Nube?
Como todo en la vida, no todo son ventajas, al disponer de nuestros archivos almacenados en un servidor en la nube, tenemos las siguientes desventajas:
- Si la empresa perdiese por cualquier problema interno tu información, simplemente la habrías perdido, podrías tener que cerrar tu empresa o enfrentarte a problemas legales por el fallo de tu proveedor
- La seguridad de tu información ya no depende únicamente de ti, si el proveedor surge alguna falla de seguridad, tus datos también estarán en peligro
- Dependencia continua de una conexión a internet
- El hecho de que nuestra información, sobre todo la de nuestros clientes, esté alojada en servidores de una tercera empresa, puede tener repercusiones legales importantes
- Vulnerabilidad a ciberataques
- Privacidad de tus datos, aunque en este aspecto, las empresas están trabajando mucho para ofrecer más privacidad a los usuarios.
¿Cómo afecta el Almacenamiento en la Nube con la ciberseguridad de mi empresa?
Con los servicios de Almacenamiento en la Nube, tenemos que tener en cuenta diferentes aspectos con respecto a la ciberseguridad:
- Tenemos un mayor riesgo de ser víctimas de un ciberataque al tener un mayor campo de exposición
- Hay que tomar medidas de seguridad, para salvaguardar en la medida de lo posible la información alojada en la nube
- Las medidas que se deben den de tomar son similares a las que usaríamos en nuestros servidores locales
- Todos los dispositivos que tengan acceso a este almacenamiento, deben de tener un antivirus instalado y disponer de un firewall que proteja las conexiones
- Usar VPN, siempre que accedamos a los datos desde fuera de la oficina y nos conectemos a redes WiFi que no sean de nuestra propiedad
- Hacer Backup externo al servicio de Almacenamiento contratado de la información mas importante de la empresa
¿Qué pautas de seguridad, debo seguir para usar Servicios de Almacenamiento en la Nube?
Al ser un servicio que está fuera de tu control en muchos aspectos, es muy importante seguir una serie de pautas, para salvaguardar la información que estas subiendo a un servicio externo:
- Una vez que subas los datos a la nube, has perdido el control de los mismos, así que asegúrate de que en caso de querer cerrar tu cuenta o dar de baja el servicio, tengas una forma de recuperar tu información
- Usa contraseñas fuertes y seguras y tenlas a buen recaudo, recuerda que toda tu información, ahora está a una contraseña de distancia
- Antes de lanzarte a mover la información a la nube, asegúrate de qué acciones debes realizar para poderlo hacer con todas las garantías legales
- Asegúrate que el proveedor tiene un sistema de copias de garantías
- Asegúrate de quitar los permisos a los usuarios que ya no estén en la empresa
- Si eres una empresa europea y quieres guardar ese tipo de cosas en la nube, tendrás que asegurarte de que tu proveedor se comprometa a mantener tus datos en servidores dentro de esas fronteras
- Quizás en unos años quieras cambiar de proveedor de almacenamiento en la nube, así que asegúrate de que podrás hacerlo de forma ágil si lo requieres
Como todo en la vida, nada es perfecto y todo tiene sus ventajas e inconvenientes, así que debes estudiar muy bien, si guardar los datos en la nube es la mejor opción para tu empresa.
Esperamos que te haya servido de ayuda y no dudes en ponerte en contacto con nosotros aquí, si estas interesado en nuestros servicios, estaremos encantados de poder ayudarte.