Cambiar de proveedor IT da pánico. La sensación habitual: «algo se va a romper a medias y vamos a perder días de facturación». La realidad: con un onboarding por fases bien planificado, no hay parón operativo. Lo hemos hecho decenas de veces en PYMEs medianas españolas.
La clave es migración por bloques, no big bang. Plan típico: 4 fases en 8-12 semanas. Tu proveedor actual sigue al 100% mientras hacemos inventario y plan; migración servicio a servicio empezando por lo menos crítico; cierre ordenado al final.
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Por qué da pánico cambiar de proveedor IT (y por qué no debería)
Los miedos más comunes que escuchamos en las primeras reuniones con CEOs de PYME:
- «Y si me dejan parado durante días al cambiar» — el más común. Lógico: el día que el correo no funcione o el ERP esté caído es un día de facturación perdida.
- «El de antes conoce mi negocio, alguien nuevo no sabrá» — relación construida durante años.
- «Me da miedo concentrar todo el IT en una sola empresa» — captura por proveedor único.
- «Voy a pelearme con el proveedor saliente y va a dejar las cosas a medias» — represalia operativa.
- «No tengo tiempo de gestionar la transición, tengo una empresa que llevar» — coste de oportunidad.
Los cinco son reales. Los cinco se desactivan con un plan de migración escrito antes de mover una sola línea. La diferencia entre una migración profesional y una improvisada es exactamente eso: documentación previa.
Plan típico de migración en 4 fases
Fase 1 — Auditoría e inventario (semanas 1-2)
Tu proveedor actual sigue al 100%. Ningún cambio operativo. Lo que hacemos:
- Inventario completo de equipos, usuarios, servidores, servicios contratados, accesos a sistemas externos (banco, gestoría, ERP cloud, etc.)
- Mapa de proveedores actuales y qué servicio presta cada uno
- Identificación de duplicidades (típicamente 3-5 servicios pagados a dos proveedores distintos sin saberlo)
- Documentación de configuraciones críticas (firewall, email, backup, AD)
- Recopilación de credenciales administrativas
Esta fase no toca nada. Solo mira. Es la base sobre la que se diseña la migración.
Fase 2 — Plan priorizado y orden de migración (semana 2-3)
Documento escrito con:
- Orden de migración por criticidad (lo menos crítico primero, lo más crítico al final)
- Dependencias entre servicios (qué no se puede mover sin haber movido antes algo)
- Ventanas de mantenimiento acordadas contigo (típicamente fuera de horario laboral)
- Plan de rollback por cada servicio (si algo va mal, cómo volvemos al estado anterior)
- Comunicación con tu proveedor actual: qué le pedimos, en qué fechas, en qué condiciones
Te lo entregamos por escrito. Tú firmas el plan antes de que toquemos nada. Si quieres modificar el orden o los plazos, ahora es el momento.
Fase 3 — Migración por bloques (semanas 3-8 según tamaño)
Orden típico de menor a mayor criticidad:
- Servicios secundarios primero (carpetas de archivos no críticas, herramientas auxiliares) — valida el modelo
- Antivirus y endpoints — sin interrupción al usuario (la consola cambia, el motor sigue funcionando)
- Backup empresarial — duplicamos durante la transición para no perder ventanas de copia
- Firewall y red — programado en ventana de mantenimiento, típicamente sábado por la tarde
- Monitorización 24/7 — se activa en paralelo
- Correo electrónico (si se migra) — el más sensible: planificación rigurosa, comunicación previa a usuarios, ventana de mantenimiento estricta
- Servidores y ERP — al final, con dependencias resueltas
Coexistencia controlada con el proveedor anterior durante esta fase. Si algo se atasca, paramos, analizamos, retomamos. Sin presión de «hay que terminar hoy» — la prudencia siempre gana al calendario.
Fase 4 — Cierre y traspaso final (semanas 8-12)
- Cancelación ordenada de los contratos antiguos con el proveedor saliente
- Traspaso final de credenciales (cambio de contraseñas, recuperación de accesos administrativos)
- Documentación entregable al cliente: configuraciones, procedimientos, contactos, contratos con sub-proveedores (registrador de dominio, hosting de email, etc.)
- Reunión de cierre con resumen de lo migrado, lo aprendido y los siguientes pasos
- Activación del SLA contratado y de la monitorización 24/7
Casos típicos según punto de partida
Caso A — Tienes un informático autónomo
Lo más sencillo. Tu informático autónomo suele no oponer resistencia a la migración (a veces incluso se alivia). Se le pide colaboración en la auditoría inicial: que comparta lo que sabe del estado actual.
Plazo típico: 4-6 semanas. Riesgo principal: que el autónomo no tenga documentado nada de lo que ha hecho (lo habitual). Se compensa con la auditoría inicial.
Caso B — Tienes una empresa proveedora pequeña/mediana
Más complejo. La empresa saliente puede tener:
- Configuraciones documentadas (suele facilitar la transición) o no documentadas (suele complicarla)
- Cláusulas contractuales de salida (revisar plazos y penalizaciones)
- Equipos en régimen de alquiler (hay que negociar compra o devolución)
- Software con licencias a su nombre (hay que migrarlas a tu nombre)
Plazo típico: 8-12 semanas. Riesgo principal: dependencias contractuales con la empresa saliente. Se resuelve en la Fase 1 leyendo el contrato actual.
Caso C — Tienes IT interno propio que se va o jubila
El más delicado humanamente. La persona que se va puede sentir que estás «tirando su trabajo» si no se gestiona con cuidado.
Plazo típico: 4-8 semanas (depende del solapamiento). Recomendación: si es posible, solapamiento de 2-4 semanas en las que la persona saliente acompaña a DCSeguridad en la fase 1 (inventario y documentación). Aporta valor real y termina con dignidad.
Caso D — Tienes una multinacional o consultora grande prestando IT
El más complejo. Las grandes consultoras suelen tener:
- Procedimientos formales de offboarding (bueno)
- Costes de salida elevados (a evaluar)
- Documentación entregable obligatoria por contrato (úsalo)
- Resistencia comercial a la pérdida del cliente (gestionarlo profesionalmente, sin entrar en pelea)
Plazo típico: 12-16 semanas.
Qué NO hacer al cambiar de proveedor IT
- No cancelar el contrato con el proveedor saliente antes de tener el plan. La cancelación viene al final, no al principio.
- No empezar por el correo electrónico. Es lo más sensible. Se migra al final con preparación rigurosa.
- No tomar represalias ni hacer «saltos de mata». Profesionalidad gana siempre, también en la salida.
- No firmar contrato con DCSeguridad antes de la auditoría inicial gratuita. La auditoría es libre; el contrato viene después del diagnóstico, con tarifa cerrada.
- No prescindir del plan de rollback. Si algún servicio crítico falla en la migración, tienes que poder volver al estado anterior en horas, no en días.
Cómo lo hace DCSeguridad concretamente
- David Cuadrado (founder) lidera personalmente cada migración. No es un proceso delegado a un comercial junior.
- Plan de migración escrito, firmado por ti antes de mover nada.
- Comunicación con tu proveedor saliente profesional, sin entrar en pelea. Si hace falta una llamada conjunta, la hago yo.
- Stack open-source profesional que vamos montando (Wazuh, Grafana, pfSense, Proxmox, Acronis, RustDesk autoalojado) — sin captura por proveedor único. Si mañana decides cambiar otra vez, mantienes la portabilidad.
- Documentación entregable al cierre: tienes todo lo que montamos documentado y es tuyo.
- Sin permanencia draconiana en el contrato con DCSeguridad. Cancelación con preaviso razonable.
Preguntas frecuentes sobre cambio de proveedor IT
¿Cuánto tiempo dura la migración típica?
8-12 semanas para una PYME mediana con stack mixto. 4-6 semanas si vienes de un autónomo con poca infraestructura. 12-16 semanas si vienes de una multinacional o consultora grande con muchas dependencias.
¿Cuándo es mejor momento del año para migrar?
Idealmente, fuera de cierres trimestrales/anuales y de campañas comerciales fuertes de tu negocio. Para PYMEs industriales, evitar agosto (vacaciones) y diciembre-enero (cierre fiscal). Cualquier otro momento es válido si se planifica bien.
¿Tengo que avisar a mis empleados?
Sí, pero con tono operativo, no dramático. La comunicación recomendada: «vamos a profesionalizar la gestión IT con un nuevo partner. En las próximas 8-12 semanas habrá algunas mejoras y algún cambio menor (por ejemplo, el aviso del antivirus cambia de icono, o la consola de soporte remoto será otra). Os iremos informando.» Sin alarma, sin dramatismo, sin culpa al saliente.
¿Qué pasa con las licencias de software que tengo contratadas?
Se evalúa cada una en la fase 1:
- Licencias a nombre de tu empresa (lo deseable): siguen contigo sin problema
- Licencias a nombre del proveedor saliente: hay que renovarlas a tu nombre o sustituirlas. Suele ser oportunidad para reducir coste (licencias redundantes o software que ya no usas).
¿Y si me arrepiento a mitad de la migración?
Cada fase tiene rollback documentado. Cualquier servicio migrado se puede revertir si fuera necesario (raro pero posible). El contrato con DCSeguridad permite cancelación con preaviso razonable, sin penalización abusiva.
¿Y si mi proveedor saliente borra mis datos en represalia?
Profesionalmente no debería ocurrir, pero por si acaso: en la Fase 1 hacemos una copia de seguridad completa e independiente de todos tus datos críticos ANTES de iniciar cualquier comunicación de salida. Es seguro de transición estándar.
¿Puedo mantener a mi informático actual y sumar a DCSeguridad?
Sí, sin problema. Es un caso común: el informático autónomo o IT interno actual sigue con las tareas operativas que conoce, y DCSeguridad aporta especialización en seguridad, monitorización 24/7 y procedimientos profesionales. Coexistencia documentada en el plan.
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